KEAGENAN KAPAL

KEAGENAN KAPAL

- Apabila suatu kapal berlabuh di suatu pelabuhan maka kapal tersebut memerlukan pelayanan dan mempunyai berbagai keperluan yang harus dipenuhi. Untuk memenuhi berbagai kebutuhan tersebut perusahaan pelayaran yang tidak mempunyai cabang disuatu pelabuhan akan menunjuk perusahaan pelayaran lain yang berada di pelabuhan tersebut sebagai agen.

- Menurut Peraturan Pemerintah (PP) No. 82 tahun 1999 dan Keputusan Menteri Perhubungan No. KM.33 tahun 2001, perusahaan pelayaran asing yang mengoperasikan kapalnya ke pelabuhan Indonesia, wajib menunjuk perusahaan pelayaran nasional sebagai agen umum.

- Menurut Peraturan menteri perhubungan No: KM. 21 Tahun 2007 tentang Sistem dan Prosedur Pelayanan Kapal, Barang, dan Penumpang pada Pelabuhan Laut yang di selenggarakan oleh oleh unit Pelaksana Teknis (UPT ) kantor Pelabuhan: Agen umum (General Agent) adalah perusahan angkutan laut nasional /penyelenggara kegiatan angkutan laut khusus yang di tunjuk oleh perusahaan angkutan laut asing di luar negeri untuk mengurus segala sesuatu yang berkaitan dengan kepentingan kapalnya (baik kapl milik, kapal charter maupun kapal yang dioperasikannya.

- Menurut H.A Abbas Salim, Manajemen Transportasi, ( Raja Grafindo Persada, Jakarta, 1993, hal 98 ) Agen pelayaran adalah sebuah badan usaha yang bergerak dalam kegiatan atau aktifitas kapal atau perusahaan pelayaran. Apabila suatu kapal berlabuh di suatu pelabuhan maka kapal tersebut membutuhkan pelayanan dan memiliki berbagai keperluan yang harus dipenuhi. Untuk melayani berbagai keperluan tersebut,perusahaan pelayaran akan menunjuk sebuah agen kapal. Secara garis besar ,dikenal tiga jenis agen kapal, yaitu general agent, sub-agen atau agen, dan cabang agen.

- Secara garis besar ada 3 jenis agen yaitu : General Agent, Sub Agent atau Agen dan Cabang Agen

1. General Agent (Agen Umum)
Adalah suatu perusahaan pelayaran nasional yang ditunjuk oleh perusahaan pelayaran asing untuk melayani kapal-kapal miliknya selama berlayar dan singgah di pelabuhan di Indonesia.
- Persyaratan sebagai General Agent (KM 33 Tahun 2001, Bab V, Pasal 45 Ayat (1) s.d (4). :
a. Perusahaan Pelayaran Indonesia yang memiliki kapal berbendera Indonesia berukuran minimal 5.000 GRT baik secara kumulatif.
b. Memiliki bukti Perjanjian Keagenan Umum (Agency Agreement) atau Surat Keagenan Umum (Letter of Appointment)

2. Sub Agent
Adalah suatu perusahaan pelayaran yang ditunjuk oleh General Agent untuk melayani kebutuhan kapal di suatu pelabuhan.
Sub agen ini sebenarnya berfungsi sebagai wakil atau agen dari general agent.

3. Cabang Agen
Adalah cabang dari General Agent di suatu pelabuhan tertentu.

Secara garis besar dalam usaha pelayaran niaga terdapat 2 jenis sistem pelayaran yaitu liner dan tramper. Pelayaran liner akan menunjuk general atau booking agent untuk mengurus muatan dan kapalnya. Sedangkan tramper akan menunjuk agen khusus(special agent) karena hanya di pakai pada saatnya kapal miliknya di-carter di suatu pelabuhan dimana kapal melakukan bongkar ataupun muat.

Istilah di keagenan Kapal :
1. Booking Agent
Adalah perusahaan pelayaran atau forwarding yang ditunjuk untuk mengurusi muatan kapal dengan sistem liner
2. Special Agent (Agen Khusus)
Adalah perusahaan pelayaran yang ditunjuk untuk melayani kapal dengan sistem tramper pada saat Charter di suatu pelabuhan untuk kegiatan bongkar-muat.
3. Port Agent
Adalah perusahaan pelayaran yang ditunjuk untuk melakukan tugas-tugas di suatu pelabuhan. Port Agent dapat menunjuk Sub Agent di pelabuhan lainnya untuk mewakilinya. Port Agent tetap bertanggung jawab terhadap principalnya.
4. Protectual Agent / Protecting Agent
Adalah agen yang ditunjuk oleh pencharter yang tercantum dalam Charter Party untuk mewakili kepentinganannya.
5. Husbandry Agent
Adalah agen yang ditunjuk oleh principal untuk mewakili diluar kepentingan B/M, umpama hanya mengurus ABK, Repair, Supplier dll.
6. Boarding Agent
Adalah petugas dari keagenan yang selalu berhubungan dengan pihak kapal. Biasanya Boarding Agent yang pertama naik ke kapal waktu kapal tiba dan terakhir meninggalkan kapal ketika kapal akan berangkat. (Dinas Luar Operasi)
7. Cargo Handling Agent
Adalah Perusahaan Bongkar Muat (PBM) yang ditunjuk untuk melayani kegiatan bongkar-muat di pelabuhan.

1. Tugas General Agent
- Tugas Keagenan Perizinan
Mengurus semua ijin-ijin di Dirjen Perhubungan Laut Jakarta, dikantor adPel dan PT. Pelindo sehubungan dengan penunjukan keagenan.
Tugas Koordinasi yang meliputi :
a. Koordinasi Operasi dan Pemasaran
- Memastikan waktu sandar, lama B/M, estimasi keberangkatan dan melaporkan saat setelah sandar dan kegiatan B/M serta keberangkatan dengan jumlah muatannya.
- Mencarikan muatan atau bila principal yang cari muatan maka Agen koordinasi dengan Shipper untuk mengatur semua keperluan yang berhubungan dengan muatan. Mengumumkan kedatangan kapal dan rencana berangkat dengan tujuan kemana saja, serta melaporkan kondisi muatan tersebut kepada principal.
b. Koordinasi Keuangan
Mengumpulkan dan mencatat semua pengeluaran biaya dan tagihan kapal selama berada di pelabuhan. Karena tagihan dari pelabuhan sering terlambat, maka bagian Disbursement bertugas menyelesaikan tagihan-tagiahan yang belum selesai. Oleh karena itu agen memerlukan Advance Money yang cukup, terutama untuk kapal-kapal tramper sebab mungkin tidak singgah lagi.
c. Penunjukan Sub Agent atau Agen
Untuk pelaksanaan tugas tertentu atau di pelabuhan tertentu, General Agent tidak melakukannya sendiri. General Agent akan memerintahkan cabangnya atau perusahaan lain sebagai agennya.
d. Mengumpulkan disbursement pengeluaran kapal
Bagian disbursement mengumpulkan semua tagihan selam kapal di pelabuhan sampai dengan berangkat beserta bukti-bukti notanya, harus berkoordinasi denagn operasi dan keuangan.
e. Koordinasi lain yang berkaitan dengan muatan dan dokumentasi.

2. Tugas Sub Agent atau Agen
- Pelayanan Kapal (Ship’s Husbanding) yang meliputi :
Pelayanan ABK, perbaikan atau pemeliharaan kapal, pemuatan kapal. (bunker air / BBM, spare part, dll)
- Operasi Keagenan (Cargo Operation) yang meliputi :
Clearance in-out, tambat, tunda, pandu tiba berangkat, pengawasan bongkar / muat, dokumen muatan (shipping documents).

Tugas Operational Agent dalam kegiatan pelayaran meliputi : Clearance in-out

1. Mencari tambatan dan proses sandar kapal sampai dengan keberangkatannya
2. Melayani permintaan kapal air, ransum, BBM, perbaikan dan keperluan kapal yang lain ke Rumah Sakit bila ada crew yang sakit.
3. Memberikan supervisi kepada PBM dan mengontrol pelaksanaan bongkar atau muat
4. Membuat D.A. (Disbursement Account) dan laporan ke agency pusat dan principal.
5. PBM dapat ditunjuk oleh principal, cargo owner atau agen.
6. Bagian keuangan meneriama Advance dari principal, mengeluarkan biaya-biaya selama dipelabuhan.
7. Memverifikasi atas nota disbursement dan mengirim ke principal.
8. Membayar kekurangan disbursement ke agen yang ditunjuk (MAP).
9. Bila agen ditugaskan untuk mencari muatan maka bagian keuangan melaksanakan freight Collection dan mengirimkan ke principal.

Dokumen perdagangan dalam kegiatan pelayaran

Salah satu tugas keagenan kapal adalah berkaitan dengan pengurusan dokumen , baik dokumen kapal maupun dokumen perdagangan. Berikut ini dokumen pelayaran yang di umumnya digunakan:
1. Bill of Lading
Bill of Lading(B/L) atau konosemen adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan pelayaran dan mempunyai fungsi sebagai berikut:
a. Bukti bahwa barang telah dimuat di kapal
b. Dokumen hak milik dari pemilik barang (document of title).
c. Kontrak angkutan(contract of affreightment).
d. Dokumen jual/beli (transferable document).
e. Bila hanya ditujukan kepada penerima maka B.L ini termasuk Non Negotiable, sedangkan bila diperdagangkan B.L ini disebut Negotiable.
2. Sea waybills
Sea waybills adalah pengganti ocean B/L yang saat ini sudah dianggap tidak memadai lagi. Waybill adalah dokumen yang tidak dapat diperdagangkan atau non-negotiable dan dibuat untuk consignee yang disebut didalamnya. Penerima barang dapat mengambil barang dengan menunjukan waybill ini. Meskipun demikian , tanpa waybill,asal dapat menunjukan identitasnya penerima barang bias mengambil barangnya.
Keuntungan memakai waybill adalah :
· Consignee yang ada, tanpa waybill dapat mengambil barangnya. Memakai B/L yang tradisional tidak akan mungkin , hal ini menimbulkan komplikasi dengan B/L tradisional karena keterlambatan pengiriman.
· Dapat dilakukan dalam pengiriman antar kenalan , dimana tidak ada resiko financial.
· Juga dapat dilakukan bila ada saling kepercayaan dalam pengiriman barang dagangan.

3. Cargo Manifest
Cargo manifest merupakan dokumen yang berisi informasi tentang muatan di atas kapal. Freight manifest memberikan keterangan mengenai freight,surcharges,rabat dll. Manifest disiapkan oleh agen/perwakilan pengangkut. Namun dapat juga dikerjakan oleh freight forwarder bila harus berhubungan dengan bea-cukai dan pejabat pelabuhan.

4. Shipping Note
Shipping note merupakan dokumen yang dibuat oleh shipper dan dialamatkan kepada carrier untuk meminta ruangan untuk muatannya. Shipping note merupakan tanda komitmen shipper untuk mengapalkan muatannya dan juga digunakan untuk mempersiapkan B/L muatan keluar.

5. Delivery Order
Delivery Order(DO) adalah sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak yang berkuasa menyimpan barang. Untuk mengeluarkan barang itu dari tempat penyimpanannya terdapat catatan ‘fiat keluar’, artinya yang empunya barang sudah menyelesaikan kewajibannya terhadap yang dikuasakan atas barang itu. Dalam DO perusahaan perusahaan pelayaran telah melunasi freight,bea-masuk,ongkos storage, dan lain-lain.
6. Mate’s Receipts
Mate’s Receipts adalah dokumen tanda terima dari pengangkut untuk menyatakan bahwa barangnya telah di terima di atas kapal(muatan ekspor) di mana mate’s receipt ini dig anti dengan B/L dari carrier.

Disamping dokumen utama tersebut terdapat juga dokumen / formulir tambahan dalam pengawasan operasional kapal sewaktu dikerjakan oleh stevedoring dan dokumen-dokumen pergudangan.

a. Untuk Stevedoring
1. Formulir Pre Arrival Meeting (PAM) untuk melaporkan pelaksanaan dan kesimpulan hasil meeting
2. Laporan evaluasi operasional per-kapal
3. Laporan Bongkar/muat per-kapal
4. Laporan operasional kapal-kapal
5. Statement of Facts (SOF)
6. Notice of Readiness (NOR)
7. Laporan Claim (jika ada)
8. Laporan Over carried Cargo dan Shortage Cargo (bukan partai) (jika ada)
9. Tally Sheet B/M, Stowage Plan, Bay Plan.

b. Untuk Pergudangan
1. Formulir-formulir yang sudah ditetapkan oleh PT. Pelindo (PPKB, SPKBM, KUB dll).
2. CLL / CDL, EIR, Tally Sheet keluar/masuk barang, Surat Jalan.
3. Statement of Damaged Cargo, List of Short / Over Landed Cargo


Prosedur Pemuatan dan Pembongkaran Muatan :
Untuk kapal-kapal keagenan perlakuannya sama dengan prosedur melayani kapal milik didalam pelaksanaan kegiatan B/M. Namun harus koordinasi dengan Principal / Charterer serta mengikuti petunjuknya. Untuk keagenan kapal asing dan kapal-kapal yang muat barang export / import mengikuti peraturan Bea Cukai.
1. Prosedur Bongkaran (Import)
Dokumen barang bongkaran / import : manifest, copy B.L., Discharging List, Bay Plan / Stowage Plan.
Atas dasar dokumen tersebut, maka agen akan melakukan sebagai berikut:
a. Memberitahu kepada para consignee; ETA kapal, kapan mulai / selesai bongkar. Tuntutan claim diajukan paling lambat 3 hari setelah selesai bongkar.
b. Melaporkan kepada Bea Cukai.
c. Consignee / EMKL mulai mengurus dokumen bongkaran terkait dan memproses D.O.
d. Consignee / EMKL menyelesaikan kewajiban terhadap pelayaran seperti : freight, jaminan peti-kemas, doc. fee, THC dan biaya lainnya kalau ada. Kemudian D.O. diterima dan mengurus kewajiban di Bea Cukai mendapatkan Surat Jalan dari Bea Cukai.
e. Mengurus proses pengeluaran barang di PBM atau gudang.


Persiapan Barang Export :
Shipper menyerahkan Shipping Instruction (S.I.) kepada agen.
S.I. memuat data sebagai berikut :
a. Nama shipper, consignee dan notify address.
b. Pelabuhan muat dan bongkar.
c. Merk dan no. serta barang sesuai packing list, jumlah muatan, colli, berat dan volume.
d. Nama kapal yang akan mengangkut.
e. Pembayaran freight prepaid atau collect.
f. Jumlah original dan copy B.L. yang dikehendaki.
g. Copy Pemberitahuan Export Barang (PEB).
Atas data-data tersebut agen membuat draft B.L disampaikan ke Shipper, bila sudah disetujui maka dibuat B.L asli.


Document For In / Out Clearance
a. Sebelum kapal tiba di pelabuhan, agen menyiapkan dokumen-dokumen sebagai berikut :
1. PKKA (Pemberitahuan Keagenan Kapal Asing)
2. PPKB (Permohonan Pelayaran Kapal dan Barang)
3. RKSP (Rencana Kedatangan Sarana Pengangkut)
4. Memorandum pemeriksaan dokumen kapal
5. Letter of Appointment dari owners / kapal
6. Master Cable
7. ISSC (International Ship Security Certificate) dari kapal
8. Ship Particulars dari owners / kapal
9. Crew List dari kapal
10. Manifest dan copy B.L.


Dokumen yang disiapkan pada saat kapal tiba di pelabuhan :
1. Crew List
2. Crew Personal Effect
3. Voyage Memo
4. Ammunition List atau Dangerous Cargo List
5. Store List dan Provision List


Dokumen yang disiapkan pada saat keberangkatan kapal :
1. Sailing Declaration dari karantina dan Quarantine Clearance
2. Cargo Manifest dan copy B.L.
3. Port Clearanace Out (SIB)
4. Immigration Clearance
5. Custom Clearance